De meeste ondernemers weten inmiddels wel waarom de UBO-uitvraag (Ultimate Beneficial Owner) nodig is. We willen allemaal graag weten met wie we zakendoen. In onze sector is er duidelijke wetgeving die dit verplicht stelt en daarom voeren wij deze uitvraag ook jaarlijks of tweejaarlijks uit. Hoe vaak dit nodig is, hangt af van de risicoclassificatie van de onderneming.
Privacywetgeving
Er was ooit een plan om de UBO-uitvraag eenvoudig te koppelen aan de Kamer van Koophandel. Via een centraal register zouden partijen als wij rechtstreeks toegang krijgen tot de gegevens. Dat zou het proces een stuk makkelijker maken, maar vanwege privacywetgeving (AVG) is dit nog niet gerealiseerd. De zorg was dat bij misbruik informatie over bijvoorbeeld het vermogen van UBO’s te herleiden zou zijn. Om die reden is het register niet beschikbaar zoals oorspronkelijk bedoeld was.
Er wordt hard gewerkt aan een betere oplossing en ook intern zijn wij druk bezig met verdere digitalisering van dit proces. Tot die tijd is het echter roeien met de riemen die we hebben.
Welke stappen nemen wij nu?
Voordat wij een UBO-formulier naar u sturen, proberen we eerst zelf zoveel mogelijk gegevens te verzamelen. Dat verloopt in verschillende stappen:
- Opvragen bij Stichting CIS en Graydon
Wij controleren de UBO-gegevens via deze partijen. Dit neemt al veel op, maar het is geen exacte kopie van de KvK-database en daarom niet volledig dekkend. - Controle in ons eigen archief
We kijken of we u recent hebben benaderd voor een UBO-uitvraag via een andere verzekeraar. Als we een document vinden dat niet ouder is dan zes maanden, sturen we dit door naar de vragende partij. Vaak wordt dit alsnog geaccepteerd. - Nieuw verzoek indien nodig
Als we geen geschikt document vinden of als het bestaande document niet wordt geaccepteerd, dan sturen we u alsnog een nieuw verzoek om de UBO-gegevens aan te leveren.
We begrijpen dat het proces soms omslachtig of herhalend kan aanvoelen. Toch is de relevantie groot, omdat de UBO-uitvraag essentieel is van veilig en transparant zakendoen.
Heeft u verder nog vragen over de UBO-uitvraag?
Wij bieden vrijblijvend en persoonlijk advies op maat. Bel gerust 023 – 520 10 30 of vul ons contactformulier in en wij nemen contact met u op.